Уточняющий вопрос к вопросу №682112. Для целей расходов по налогу на прибыль -какой курс надо брать для авансового отчета? Разве не курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета (дата самого авансового отчета)?

Нет, дата утверждения авансового отчета является датой признания расходов для целей налогообложения прибыли. Но сумму расходов организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа.

Если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.

Величина командировочных расходов определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета только в том случае, когда отсутствует справка банка об обмене валюты и аванс сотруднику не выдавался.

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

пункта 3

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт . Организация применяет общую систему налогообложения

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR ? 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Загранкомандировка: налоговые сложности пересчета

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или, наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты ответа такие:

-на дату утверждения авансового отчета;
-на дату выдачи аванса под отчет;
-на дату обмена рублей на иностранную валюту.

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник потратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее - Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Командировочные расходы рассчитываются исходя из суммы валюты, истраченной согласно «первичке» по курсу обмена

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

В этот же день работник приобрел в банке 800 евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) - 750 евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты), остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб. (50 евро?65 руб.);
-командировочные расходы - 49500 руб. (750 евро?66 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 50 руб. (52800 – 49500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб.;
-командировочные расходы - 40994,25 руб. (750 евро? 54,6590 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 8555,75 руб. (52800 – 40994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия документального подтверждения (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

Организации важно получить от сотрудника заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту

Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, если на деловую поездку аванс не выдается, а по возвращении работодатель компенсирует работнику этот перерасход. Это справедливо для ситуации, когда справка банка об обмене валюты отсутствует (письмо Минфина России от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Перед заграничной командировкой компания выдала сотруднику рубли. Он поменял их на валюту и потратил эти деньги на оплату жилья или других расходов. Если у работника есть справка о покупке валюты, то расходы в налоговом учете надо пересчитать в рубли по курсу, указанному в этой справке. А если справка не сохранилась, то нужно взять курс на дату выдачи подотчетных. Такую точку зрения высказал Минфин в ответе на частный запрос.

Командировочные расходы при расчете налога на прибыль признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но аванс на оплату расходов в валюте требуется пересчитывать в рубли по официальному курсу Банка России на дату его перечисления (п. 10 ст. 272 НК РФ). Значит, заключают в Минфине, если речь идет о подотчетных, потраченных на расходы в валюте, для перерасчета надо брать курс на дату выдачи аванса работнику.

Такой подход не всегда выгоден для работника. Официальный курс рубля на дату выдачи подотчетных может оказаться выше, чем курс, по которому работник менял валюту. Тогда в учете получится, что он истратил меньше рублей, чем было на самом деле. И разницу должен вернуть работодателю.

Компания 12 октября выдала сотруднику 70 000 руб. под отчет. Работник 14 октября обменял их на 1000 долл. по курсу 70 руб/долл. (70 000 ?: 70 ?/$). И все эти деньги истратил в заграничной командировке на жилье. Но справку об обмене валюты сотрудник потерял. Поэтому работодатель пересчитал его расходы по официальному курсу Банка России на дату выдачи денег - 65 руб/долл. Расходы на жилье составили 65 000 руб. (1000 $ + 65 ?/$). Значит, работник должен вернуть компании 5000 руб. (70 000 – 65 000). И в расходы по налогу на прибыль можно включить только 65 000 руб.

Можно избежать таких ситуаций, если самостоятельно купить валюту для сотрудника. И выдать ему перед командировкой не рубли, а, например, евро. Еще в 2007 году Банк России ответил на наш официальный запрос, что это не запрещено (

Тема командировок поднималась в № 10 и 11 нашего журнала за этот год . Были затронуты вопросы гарантий командированным работникам, в том числе обязанность работодателя возмещать расходы работника, отправляемого в командировку.

Командировки могут быть как внутри страны, так и за рубеж. Отличи-тельными особенностями последних является, во-первых, то, что расходы командированного лица ведутся в валюте, причем нередко в «экзотической» (той, для которой ЦБР не устанавливает официального курса); во-вторых, загранкомандировки требуют дополнительных расходов (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Есть тонкости в учете аванса, который может быть как «рублевым», так и «валютным».

Об этих и других особенностях загранкомандировок и пойдет речь в сегодняшнем материале.

Лицу, направляющемуся в загранкомандировку, выдан аванс…

Особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории как РФ, так и иностранных государств определены в Положении № 749 .

Согласно п. 10 этого документа работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).
Выдача аванса командированному работнику может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

…в валюте

В силу п. 16 Положения № 749 оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173-ФЗ . Частью 1 ст. 9 этого закона устанавливается общее правило: между резидентами запрещены. В той же части содержится перечень валютных операций, совершение которых между резидентами разрешается как исключение из данного правила. К таким валютным операциям п. 9 ч. 1 ст. 9 относит операцию по оплате расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.

На практике возможны случаи, когда инспекторы Росфиннадзора привлекают организации к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ (согласно этой норме осуществление незаконных валютных операций или валютных операций с невыполнением установленных требований влечет наложение административного штрафа на граждан, должностных и юридических лиц в размере от 3/4 до полной суммы валютной операции). На неправомерность таких действий указал Президиум ВАС в Постановлении от 18.03.2008 № 10840/07: поскольку валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом – резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы РФ, наличных денежных средств в иностранной валюте на , разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании, она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение, составляемого в произвольной форме (п. 2.1 Указания ЦБР № 2054-У ).

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 1 ст. 8 Закона о бухучете , п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командируемому работнику осуществляются в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы образуются и при возврате части неизрасходо-ванной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы будут отражены в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Теперь разберемся, на какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 1.

ООО «Стрела» направило своего работника в зарубежную командировку. 8 июля 2011 г. с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. 12 июля деньги были выданы работнику, командированному за границу. 19 июля работник, вернувшийся из командировки, представил авансовый отчет на сумму 850 евро и сдал неизрасходованную сумму в размере 150 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБР, составил:

– 08.07.2011 – 40,0917 руб./евро;

– 12.07.2011 – 39,8033 руб./евро;

– 19.07.2011 – 39,5894 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
08.07.2011
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет (1 000 евро х 40,0917 руб./евро)
12.07.2011

Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 39,8033 руб./евро)
(1 000 евро х (39,8033 - 40,0917) руб./евро)
19.07.2011
Отражена сумма командировочных расходов (850 евро х 39,5894 руб./евро)
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетным лицом (150 евро х 39,5894 руб./евро)
Отражена отрицательная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (39,5894 - 39,8033) руб./евро)

1. В главном меню находим пункт «Markets».

2. В этом пункте есть выпадающий список. Находим в нем раздел «Markets Data».

3. В данном разделе есть подраздел «Data Archive». Открываем его.

4. В открывшемся новом окне внизу страницы находим категории и производим выбор:

– в окне «Choose a Category» (выбрать категорию) – «Currencies» (валюты);

– в окне «Choose a Report» (выбрать сообщение) – «FT Guide to World Currencies»;

– в окне «Select a date» выбрать дату.

5. Нажимаем «Download» (загрузить).

На экране появится отчет, где представлены список курсов нескольких десятков валют к основным мировым валютам – фунту стерлингов, доллару США, евро и японской иене, а также изменение курса за неделю.

Имейте в виду, что в формуле курс «редкой» валюты к доллару берется не на дату его определения, а на предшествующую дату. Для чего это сделано? По данным информационных агентств, необходимо взять среднюю котировку валюты к доллару за целый день. При этом котировки валют в течение дня меняются, и определить дневную котировку можно только в конце дня.

Таким образом, при определении курса «редкой» валюты к рублю, к примеру, на 2-е число месяца, надо взять последнюю дневную котировку этой валюты к доллару США на 1-е число месяца.

Пример 4.

Работник организации был направлен в загранкомандировку в Монголию, длившуюся с 1 по 14 июля 2011 г.
1 июля из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 24 000 руб. В этот же день работник приобрел 800 долл. США в обменном пункте по курсу 29 руб./долл. США.

Прибыв в Монголию, работник обменял 780 долл. США на местную валюту – монгольские тугрики (tugrik) по курсу 1 260 тугриков/долл. США. Всего он приобрел 982 800 тугриков, которые были потрачены на командировочные расходы, что подтверждено соответствующими документами.

Возвратившись из командировки, работник продал остаток – 20 долл. США в обменном пункте по курсу 28 руб./долл. США.
Все операции по конвертации валюты подтверждены справками банков.

15 июля работник представил авансовый отчет (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБР на 15.07.2011 составил 28,0610 руб./долл. США.

Для начала посмотрим, сколько фактически израсходовал работник в пересчете на рубли.

Израсходовано на покупку валюты 23 200 руб. (800 долл. США х 29 руб./долл. США).

Получено от продажи остатка аванса 560 руб. (20 долл. США х 28 руб./долл. США).

Итого работник фактически израсходовал 22 640 руб. (23 200 - 560). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 360 руб. (24 000 - 22 640).

Для этого воспользуемся сайтом газеты «Financial Times», где курс монгольского тугрика к доллару США на 14 июля 2011 года (дату, предшествующую дате определения курса) установлен в размере 1 239,5 тугрик/долл. США.

Курс руб./тугрик на 15.07.2011 = курс руб./долл. США на 15.07.2011 / курс тугрик/долл. США на 14.07.2011.

Курс руб./тугрик на 15.07.2011 составил 0,022639 руб./тугрик (28,0610 руб./долл. США / 1 239,5 тугрик/долл. США).

Для целей исчисления налога на прибыль сумма командировочных расхо-дов составила 22 250 руб. (982 800 тугриков х 0,022639 руб./тугрик).

Постоянная разница равняется 390 руб. (22 640 - 22 250). Постоянное на-логовое обязательство (ПНО) составит 78 руб. (390 руб. х 20%).

См. статью М. В. Моисеева «Поездка по заданию работодателя».

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Указание ЦБР от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

Инструкция ЦБР от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.

Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.

Пересчет расходов в рубли Аванс при оправлении работника в командировку может выдаваться как в рублях, так и в валюте страны назначения. Деньги, выдаваемые сотруднику в валюте могут быть сняты с валютного счета организации. Как правило снятие со счета денег и выдача аванса происходят в разные дни. Курс при этом постоянно меняется и возникают курсовые разницы. Такие курсовые разницы могут возникнуть и при возврате неизрасходованного аванса, выданного в валюте.

Учет загранкомандировок в 2018 году + как пересчитать расходы в рубли

После того, как сотрудник возвращается из командировки, он предоставляет работодателю авансовый отчет. Сделать это он обязан в срок до 3-х рабочих дней. В отчете он предоставляет информацию об всех израсходованных в командировке денежных средств.

На основании этого с работником производится окончательный расчет по авансу, выданному ему перед поездкой. К авансу работник прикладывает документы подтверждающие его расходы, например, о найме помещения, затратах на проезд или другие затраты, которые непосредственно связаны с командировкой.

Внимание

Как правило из загранкомандировок работник привозит подтверждающие документы, составленные на иностранном языке. В этом случае они должны быть переведены на русский язык.

Это может сделать сторонний профессиональный переводчик, либо один из специалистов организации – работодателя.

По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку

Кроме этого, суточные в загранкомандировке в 2018 году, имеют определенные нормы, которые необходимо учитывать при определении налоговой базы по налогу на доходы и при отчислен налога в ПФР и ФСС. Внимание! НК РФ устанавливает нормы суточных при загранкомандировках в размере 2500 рублей за каждый день подобной поездки.
Этой нормой следует руководиться, когда исчисляется НДФЛ и страховые взносы. Какие существуют нормы для заграничной командировки Правительством России утверждено Постановление № 812, которое определяет нормы суточных по поездкам в иностранные государства.

Оно обязательно к исполнению всеми организациями и учреждениями, источником финансирования расходов, в которых выступает бюджет страны или муниципалитетов. Здесь определяются нормы суточных, выраженные в долларах США для каждого принимающего иностранного государства за один день.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2017-2018 гг.

Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.

Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными.

Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения.

По какому курсу считать расходы при загранкомандировках в 2018

По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку, в ней написано,что работник не может подтвердить обменный курс, то пересчитайте валюту в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи аванса (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836); в то время как Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2015 Загранкомандировка: налоговые сложности пересчетаутверждает, что Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.Это две разные даты. Какой статье верить? Мы перечислили аванс в рублях на личную карту, за границей он будет рассчитываться личной картой документы привезет в валюте. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов Устанавливается он исходя из объема поручений, уровня сложности и некоторых других особенностей поездки.

Как отправить работника в заграничную командировку в 2018 году

Часть поездки по России, а часть за границей Оформление такого рода командировки не должно представлять сложностей. Поездку необходимо разделить на три отрезка - время поездки по России, время поездки по другому государству, день возвращения в Россию и поездка на свое предприятие.

На всю командировку выписывается единый пакет документов. Если для поездки оформляется служебное задание, то в нем подробно указываются задачи на каждый отрезок поездки.

Внимание! При расчете суточных используются стандартные правила. Дни нахождения на территории страны рассчитываются по внутренним нормам.

После этого дни нахождения в иностранном государстве, включая день прохождения паспортного контроля - по нормам страны назначения. После этого будет еще один отрезок, как минимум состоящий из одного дня - это возвращение из страны и, возможно, путь по России в свою организацию.

Суточные при загранкомандировках: нормы расходов и порядок учета

Суточные за эти дни опять выплачиваются по нормам внутренних поездок. Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день В процессе производственной деятельности может возникать ситуация, что работник утром приезжает из одной командировки, а вечером уже должен отбыть в другую.

По закону такое не запрещается. Правда, в нормативных документов нет указаний, как именно нужно оформлять такую ситуацию. В результате, есть два способа. При первом способе оформление командировки по каждой поездке производится в полной мере - выписываются два приказа, два командировочных удостоверения, два задания и т.

д. Суточные работодатель также обязан выплатить в полной мере по всем дням поездок, включая дни нахождения в дороге. В таком случае день, в который обе поездки будут пересекаться, должен быть оплачен в двойной мере, поскольку он является и днем завершения первой поездки, и днем начала второй.

По какому курсу пересчитывать командировочные в валюте

Выдача под отчет Порядок выдачи денежных средств из кассы подотчетному лицу в настоящее время несколько упрощен. До недавнего времени, для того, чтобы выдать сотруднику денежные средства, он должен был писать заявление, начиная с 19 августа 2017 года выдаваться деньги подотчетнику могут как на основании заявления, так и на основании распоряжения руководителя.

Важно

Составить такие документы можно в свободной форме, важно при этом учитывать, что они должны содержать сумму, выдаваемую подотчетному лицу и срок, на который деньги ему выдаются (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет (кому, на что, оформление). Кроме того, раньше для того, чтобы сотрудник смог получить подотчетную сумму денег, он обязан был отчитаться по предыдущим средствам.

В настоящее время требовать отчета за предыдущие выдачи для выдачи средств вновь не требуется.

Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

1 Основные изменения в 2017-2018 годах
2 Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году
3 Какие существуют нормы для заграничной командировки
4 Особенности заграничной командировки
- 4.1 В какой валюте выдавать командировочные
- 4.2 Что если сотруднику необходимо докупить валюту за рубежом
- 4.3 Часть поездки по России, а часть за границей
- 4.4 Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день
- 4.5 Дата прибытия считается по билету или по таможенному контролю
5 Учет суточных

Основные изменения в 2017-2018 годах Основные изменения, произошедшие в сфере регулирования заграничных командировок, связаны с передачей административного контроля над исчисляемыми взносами от внебюджетных фондов к налоговым органам.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Работник представил справку банка об обмене валюты Сотрудник АО «Свирель» О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в

Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб./евро на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.). Работник находился в командировке с 12 по 15 января 2016 года.

Положением о командировках в компании установлены нормы суточных: - 2500 руб. - за каждый день загранкомандировки; - 700 руб. - за каждый день командировки на территории РФ. 18 января 2016 года сотрудник сдал авансовый отчет (образец 1 ниже). К авансовому отчету О.К. Свистков приложил расходные документы и справку Сбербанка России о покупке валюты. Справка банка в авансовом отчете не указана, она подтверждает не сумму расходов, а только курс обмена валюты. Руководитель утвердил авансовый отчет 18 января 2016 года.
У. А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение. 3.

Порядок учета командировочных расходов в 2017-2018 годах Остаток выданного аванса в сумме 2474,50 руб. (50 000 руб. - 47 525,50 руб.) покрывает только 29,17 евро (2474,50 руб. / 84,8104 руб/евро) валютных расходов Р.А. Меркулова. Оставшиеся 13,82 евро (593 евро - 550 евро - 29,17 евро) сформируют сумму перерасхода по загранкомандировке, и их надо пересчитать в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

В результате сумма, которую надо вернуть Р.А. Меркулову по итогам загранкомандировки, составит 1875,94 руб.

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

расходы по проезду и найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения ):

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
в рублях - при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ .

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

Пример 2

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;

02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет	50-в*	52	73 563,3
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро)	71	50-1	73 563,3
02.02.2015
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро)	26	71	77 329,4
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро)	50-1	71	781,1
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро)	71	91-1	4 547,2

*
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.

В налоговом учете организации будут отражены:

прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
внереализационные доходы - 4 547,2 руб.

Если аванс выдан в рублях

В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:

на дату утверждения авансового отчета;
на дату выплаты подотчетных сумм;
на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?

Свои разъяснения на этот счет дали контролирующие органы (см. письма Минфина России от 31.03.2011 № 03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ).

Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Пример 3

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
	71	50	76 000
02.02.2015
	26	71	74 200
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом	50	71	1 800
Отражен ПНА	68	99	625,88

В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.

Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
Выдан командированному работнику аванс в рублях	71	50	76 000
02.02.2015
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету	26	71	77 329,4
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб.	71	50	1 329,4

Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.

Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.

Российский налоговый курьер

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов. Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее - Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

наличные суммы, выданные под отчет;
наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

на дату утверждения авансового отчета;
на дату выдачи аванса под отчет;
на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 31.03.11 № 03-03-06/1/193, ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно, в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

Пример 1. Сотрудник направлен в командировку в Грецию с 22 по 24 апреля 2015 года.

В этот же день работник приобрел в банке 800 Евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) – 750 Евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 Евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты); остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб. (50 Евро х 65 руб.);
командировочные расходы – 49 500 руб. (750 Евро х 66 руб.);
·расходы, связанные с обменом валюты – 50 руб. (52 800 – 49 500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 Евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб.;
командировочные расходы – 40 994,25 руб. (750 Евро х 54,6590 руб.);
расходы связанные с обменом валюты – 8555,75 руб. (52 800 – 40 994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Аванс выдан наличными в иностранной валюте

Выплата аванса работнику в иностранной валюте в связи с командировкой, а также погашение неизрасходованного аванса осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ (п. 16 Положения). По общему правилу валютные операции между резидентами запрещены. Исключение предусмотрено для операций по оплате или возмещению расходов физлица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Следовательно, выдача командировочных в иностранной валюте нарушением валютного законодательства не является (письмо Банка РФ от 30.07.07 № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 10840/07).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Но для случаев выплаты аванса существует специальное правило – расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс). Эти нормы применяются и к авансам, выданным под отчет на предстоящую деловую поездку. Так, Минфин России в письме от 30.07.10 № 03-03-06/2/136 отметил, что стоимость имущества (работ, услуг), оплаченная в иностранной валюте путем предварительной оплаты, может определяться по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату перечисления аванса, – в части, приходящейся на предоплату. И на дату перехода права собственности – в части последующей оплаты.

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Рассмотрим на примерах, каким образом определяется «рублевый эквивалент» затрат, понесенных за рубежом и выраженных в иностранной валюте.

Предположим, выдан аванс в валюте платежа.

Пример 3. Сотрудник направлен в командировку в Бельгию с 18 по 21 мая 2015 года

аванс наличными в размере 650 Евро;
авиабилеты общей стоимостью 28 000 руб. (приобрел работодатель).

Расходы на проживание составили 500 Евро (счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 50 Евро.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 1):

Таблица 1.

Когда с курсовой разницы НДФЛ не платят

Не исключена ситуация, при которой компания не сможет возместить сотруднику перерасход в день утверждения авансового отчета. В этом случае при возмещении работнику его денежных средств в иностранной валюте возникает курсовая разница в виде разницы курсов валют на дату утверждения авансового отчета и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте.

Такая курсовая разница носит характер материальной выгоды, но НДФЛ не облагается. Перечень случаев, когда материальная выгода признается налоговым доходом, закрытый. Он не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денег в иностранной валюте (письмо Минфина РФ от 21.04.14 № 03-03-06/1/18259).

Аванс выдан в одной иностранной валюте, а расход произведен в другой валюте

В такой ситуации учет усложняется тем, что бухгалтеру придется переводить расходы из одной валюты в другой по кросс-курсу ЦБ РФ. Кросс-курс ЦБ РФ – это курс одной иностранной валюты к другой, рассчитанный по установленным ЦБ РФ официальным курсам этих валют по отношению к рублю. При расчете кросс – курса используется курс ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операций (по чекам).

Расчет целесообразно оформить бухгалтерской справкой и приложить к авансовому отчету.

Пример 4 . Воспользуемся условиями примера 3.

Предположим, аванс выплачен наличными в размере 700 долл. США (USD).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 65 USD.

В данном случае необходимо перевести расходы из иностранной валюты, в которой расплачивался работник (Евро), в валюту выдачи (USD) с применением кросс-курса ЦБ РФ.

В учете компании отразит следующие суммы (Таблица 2):

Таблица 2.

* Кросс – курс 1 Евро: 55,2441 руб. / 49,7919 руб. = 1,1096 USD

1 EUR = 55,2441 руб. – курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции);

1 USD = 49,7919 руб. — курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции)

Нестандартная ситуация может возникнуть, если работник направлен в служебную поездку в страну, где «в ходу» иностранная валюта, курс которой к рублю Банком России не устанавливается.

При расчете командировочных расходов Минфин России рекомендует руководствоваться подходом, предложенном письмом ЦБ РФ от 14.01.10 № 6–Т (письмо от 11.02.11 № 03–03–06/1/87). Так, если иностранная валюта не включена в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются ЦБ РФ, в этом случае курс данной валюты может определяться с использованием установленного ЦБ РФ официального курса долл. США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса. И курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут использоваться котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в интернете).

Пример 5. Сотрудник направлен в командировку в Израиль с 18 по 21 мая 2015 года.

аванс наличными в размере 600 долл. США (USD);
авиабилеты общей стоимостью 20 000 руб. (приобретены работодателем).

Расходы на проживание составили 1400 израильских шекелей (ILS), счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года.

25 мая 2015 года утвержден авансовый отчет, неизрасходованный остаток валюты возвращен в кассу.

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Израиль установлены в размере 40 USD.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 3):

Таблица 3.

Сотрудник использует рублевую корпоративную карту

Корпоративные банковские карты – одна из форм безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет деньги принадлежат организации. Командированный сотрудник имеет возможность, как расплатиться картой за услуги (например, авиаперелет, проживание в гостинице, такси), так и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266 – П).

Зачастую российские компании используют в коммерческой деятельности рублевые корпоративные карты. В этом случае «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Например, по межбанковскому курсу с учетом комиссии банка за совершение операции. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ.

Так же, как и в ситуации, когда аванс под отчет выдается наличными в рублях, при расчетах корпоративной картой организация не совершает операций в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006. Для целей налогообложения прибыли величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

В итоге в налоговом и бухгалтерском учете понесенные работником расходы признаются в размере фактических затрат, в том числе:

рублевая стоимость услуг, оплаченных картой, определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета;
расход на конвертацию (разница между фактической стоимостью услуг, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной рублевой стоимостью). Этот расход целесообразно оформить бухгалтерской справкой, а сумма, списанная с карты, подтверждается банковской выпиской.

Пример 6 . Сотрудник направлен в командировку в Испанию с 18 по 21 мая 2015 года.

15 мая 2015 года под отчет выданы авиабилеты общей стоимостью 22 000 руб. (приобретены работодателем).

Также сотруднику выдана корпоративная карта в рублях, по которой были произведены следующие операции:

19 мая 2015 года сотрудник обналичил в банкомате суточные в размере 220 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 12 980 руб.);

21 мая 2015 года оплачен счет гостиницы за проживание 400 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 23 400 руб.)

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Испанию установлены в размере 55 Евро.

В учете компании отразит следующие расходы (Таблица 4):

Таблица 4.

Расплачиваясь банковской картой, важно сохранять квитанции

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику является факт осуществления затрат, в том числе с использованием банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты. В частности, это квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (письмо Минфина РФ от 06.04.15 № 03–03–06/2/19106).

«На службе» личная карта работника

Перечисление аванса на рублевую личную или зарплатную карту командированного работника – довольно популярный способ выдачи денежных средств под отчет. Тем более, что Минфин России и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физлиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов.

По мнению чиновников, это способствует минимизации наличного денежного обращения. (письма Минфина РФ № 02-03-10/37209, от 05.10.12 № 14-03-03/728 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13, от 26.07.11 № 42-7.4-05/5.2-500). При этом ведомства рекомендуют предусмотреть в учетной политике положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, в платежном поручении важно указать, что перечисленные средства являются подотчетными. Организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (письмо Минфина РФ от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

По аналогии с ситуацией, когда в деловой поездке работник расплачивается корпоративной картой, в данном случае организация не совершает операций в иностранной валюте. Соответственно, в налоговом и бухгалтерском учете признается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Так как курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, с рублевой карты работника была списана сумма в большем размере.

Возникает вопрос: должен ли работодатель отразить в учете расход в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью? Это зависит от организации. Компания может не возмещать эти затраты работнику. Или наоборот, компенсировать на основании подтверждающих документов (например, выписки банка с личной карточки работника). Для избежания возможных споров целесообразно закрепить принятое решение в соответствующем локальном акте компании.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6.

Предположим, что на личную карточку сотрудника был перечислен аванс в сумме 30 000 руб.

Положением о командировках по организации предусмотрено следующее:

При использовании личной банковской карты в служебных командировках расходы на конвертацию валюты при оплате товаров (работ, услуг) картой возмещаются работнику в случае представления банковской выписки.

Работник не представил в бухгалтерию банковскую выписку по карте.

В учете компания отразит следующие расходы:

НДФЛ со сверхнормативных суточных

Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если размер суточных превысит 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, то с суммы превышения удерживается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом датой получения работником такого дохода является дата утверждения авансового отчета.